Những lưu ý khi chuẩn
bị HSDT
08:17 | 20/08/2013
Hỏi:
Là một nhà thầu thường tham gia đấu thầu, chúng tôi muốn hỏi về
những sai sót thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) và biện pháp khắc
phục?
Trả lời:
Việc chuẩn bị HSDT nên được coi là một việc làm vừa mang tính kỹ
thuật lại vừa mang tính “nghệ thuật”. Chúng ta sẽ bàn về câu hỏi của bạn theo 2
khía cạnh vừa nêu và có lẽ nên gọi vấn đề mà bạn nêu là những lưu ý khi chuẩn
bị HSDT.
1. Về nội dung kỹ thuật:
Trước tiên, cần thống nhất về sản phẩm HSDT. Trong đấu thầu nếu hồ
sơ mời thầu (HSMT) được coi là đầu bài thi thì HSDT được coi là bài dự thi. Bài
dự thi không được đánh giá cao (hoặc bị loại) nếu không theo đúng hoặc không
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong đầu bài thi. Trong lúc chuẩn bị HSDT thường có
những sai sót (hoặc sơ suất) như sau:
a) Chưa đọc kỹ HSMT
Khi làm bài thi mà không đọc kỹ đầu bài thì hậu quả là khôn lường,
có thể dẫn đến lạc đề, hiểu sai do suy đoán, thậm chí rơi vào “bẫy” vô tình hay
hữu ý của đầu bài thi là HSMT. Khi chuẩn bị HSDT cần hiểu rõ các nội dung sau
trong HSMT:
- Yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu: Nội dung này đòi hỏi nhà
thầu phải được hình thành theo luật pháp, có đủ trách nhiệm về các hoạt động
của mình như Điều 7 Luật Đấu thầu đối với nhà thầu là một tổ chức.
- Yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm: Thường trong HSMT đưa ra mức
yêu cầu tối thiểu, ví dụ: doanh thu trung bình trong 2 - 3 năm gần nhất, số
công trình tương tự (về quy mô, tính chất).
- Yêu cầu chi tiết về mặt kỹ thuật: Tùy theo lĩnh vực là mua sắm hàng
hóa (MSHH), xây lắp hay dịch vụ tư vấn (DVTV) mà các yêu cầu về mặt kỹ thuật
được cụ thể hóa đối với từng trường hợp cụ thể. Ví dụ, trong MSHH thì đó là yêu
cầu về số lượng và chất lượng thiết bị (đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật,
hiệu suất, công suất, tiêu hao năng lượng…). Đối với gói DVTV thì đó là yêu cầu
về tư vấn trưởng, cơ cấu và chất lượng của từng thành viên tư vấn…
- Về tiêu chuẩn đánh giá (TCĐG), đây là một nội dung luôn song
hành với các yêu cầu của HSMT. Nó là công cụ (như một thước đo, cái cân) để
đánh giá sự đáp ứng của HSDT so với yêu cầu của HSMT. Trong một số trường hợp,
TCĐG là ở mức trung bình (bình thường), song ở một số trường hợp đặc biệt yêu
cầu kỹ thuật cao thì TCĐG lại đưa ra ở mức cao. Có trường hợp sử dụng thang
điểm (100, 1000…) nhưng cũng có trường hợp sử dụng tiêu chí đạt/không đạt. Cũng
có TCĐG thì sự không đáp ứng ở nội dung này sẽ được bù ở nội dung khác, nhưng
có TCĐG quy định khi nhà thầu không đáp ứng đối với yêu cầu tối thiểu chỉ ở một
trong nhiều nội dung thì sẽ được coi là không đáp ứng HSMT.
- Về dự thảo hợp đồng, tuy là dự thảo nhưng trong HSMT đã công bố
một số tiêu chí để nhà thầu nắm bắt khi chuẩn bị HSDT, ví dụ: tỷ lệ tiền tạm
ứng, bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo hành, các điều khoản thưởng phạt, chấm dứt
hợp đồng, xử lý tranh chấp…
- Các biểu mẫu dự thầu, đây không phải là các nội dung có tính
hướng dẫn để tham khảo mà khi chuẩn bị HSDT nhà thầu phải thực hiện theo. Chỉ
cần sơ suất một chút ở một nội dung nào đó là có thể dẫn đến HSDT bị loại. Ví
dụ, mẫu số 1 về Đơn dự thầu. Theo đó, trong Mẫu này các nội dung yêu cầu không
thể không đáp ứng gồm:
+ Thẩm quyền của người ký.
+ Giá dự thầu.
+ Thời gian có hiệu lực của HSDT.
+ Thời gian thực hiện hợp đồng.
+ Cam kết đáp ứng các yêu cầu của HSMT.
+ Tên đúng của gói thầu và bên mời thầu.
Cũng dễ hiểu, bởi vì nếu Đơn dự thầu chỉ cần không nêu hoặc không
đáp ứng một trong các nội dung nêu trên thì làm gì còn giá trị nữa, làm gì có
cơ sở để gắn trách nhiệm của nhà thầu đối với gói thầu nhằm đảm bảo khả thi
trong thực hiện.
Như vậy, những sơ suất xảy ra khi chuẩn bị HSDT thường là do không
nghiên cứu, chủ quan, không hiểu, không chịu tìm các giải pháp, biện pháp để
đáp ứng các yêu cầu của HSMT. Nhà thầu muốn khắc phục thì phải đọc kỹ, đọc rất
kỹ HSMT trước khi lập HSDT. Và một điều cần lưu ý rằng khi đã nắm chắc các mẫu
HSMT (do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo các Thông tư) thì việc đọc
HSMT cho một gói thầu cụ thể sẽ có nhiều thuận lợi, hiệu quả. Thậm chí trong
một vài trường hợp nhà thầu có thể phát hiện ra các sai sót, sơ suất, định
hướng trong HSMT để có biện pháp đối ứng phù hợp.
Việc lập HSDT thường không phải chỉ do một người thực hiện nên
việc đọc kỹ HSMT thuộc trách nhiệm đối với từng người dù chỉ đảm trách một nội
dung của HSDT. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, phía nhà thầu nên cử một
“tổng chỉ huy” để điều phối các chuyên gia/nhóm chuyên gia tham gia lập HSDT nhằm
đảm bảo tính thống nhất trong HSDT, tránh chồng chéo, mâu thuẫn hoặc bỏ sót nội
dung.
b) Lỗi do vô tình
Kinh nghiệm lập HSDT là một câu chuyện dài. Những sơ suất nêu trên
mới chỉ là những vấn đề cơ bản. Khi lập HSDT đôi khi lại có những lỗi đơn giản,
vô tình nhưng lại có thể dẫn đến HSDT bị loại bỏ. Ví dụ, đối với gói thầu không
phải DVTV mà trong HSDT có lỗi số học (lỗi của các phép tính :cộng, trừ, nhân,
chia) vượt quá 10% giá dự thầu hoặc có sai lệch (chào thừa hoặc chào thiếu so
với yêu cầu của HSMT) lớn hơn 10% giá dự thầu thì HSDT cũng bị loại. Điều này
đòi hỏi người tham gia lập HSDT phải bình tĩnh, cẩn thận và có đủ thời gian,
không chịu các áp lực trong công việc và cuộc sống.
2. Về nội dung mang tính nghệ thuật:
Ngoài việc cần đưa ra các giải pháp đáp ứng yêu cầu của HSMT (bao
gồm TCĐG) thì một vấn đề quan trọng là cách trình bày trong HSDT. Ngoài những
khuôn mẫu mà nhà thầu chỉ có trách nhiệm điền thông tin thì trong khá nhiều nội
dung của HSDT, nhà thầu được phép trình bày theo sự hiểu biết, khả năng và kinh
nghiệm của mình.
Vậy thì trình bày (viết) thế nào để người đọc (người chấm thầu,
người đánh giá HSDT) hiểu đúng nội dung do mình trình bày? Muốn vậy, việc chuẩn
bị HSDT nên được coi là công việc mang tính nghệ thuật, không để xảy ra trường
hợp “tình ngay” mà “lý gian”, phải làm chủ những nội dung nhạy cảm như: “thư
giảm giá”, “giá dự thầu”.
Việc quyết định những vấn đề vừa nêu có tính chất sống còn (thắng
thua) đối với nhà thầu. Việc này đòi hỏi cách làm việc khoa học, nhanh nhạy và
quyết đoán của người có trọng trách của nhà thầu. Sự quan tâm của người lãnh
đạo, với cách làm việc hợp lý, chuẩn bị HSDT theo nhóm với sự phối hợp khoa
học, nhịp nhàng có lẽ là những biện pháp thích hợp để đảm bảo sự chiến thắng
khi tham gia đấu thầu.
TS. Nguyễn Việt Hùng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét