20 Crucial Tools for Project Management Success- (20 công cụ quan trọng cho thành công quản lý dự án)

20 Crucial Tools for Project Management Success LEE APPLEYARD | April 24, 2013 |
 For a new or small business, managing a project may not seem the be all and end all of your day-to-day operations. However, as you grow, you will find that you’ll have multiple projects running at different timelines with multiple people running them. As a result, it becomes important to define what your project is intended to achieve and its scope, as well as the time and resources you will need at the project’s start. This way, you set a benchmark for how well the project ends. If you want increase your business’ efficiency with your resources, money, and time, there are a number of project management tools at your disposal. Consider these 20 critical project management tools for all of your projects’ success:
1. Use The Project Management Guide as a step-by-step guide for proper project management
2. Use Project Management Training Material for those in your business who will be managers of projects so they can become familiar with the basic concepts of project management, as well as to learn and implement project management methodologies
3. Implement the project management methodology template so your project managers can learn more about project initiation and control closeout
4. Introduce the project manager job description for creating a company job description for the project manager position
5. Introduce the project leader job description in order to outline the position’s overview, key job tasks and specifications
6.  Introduce a contract for project management services if you decide to hire a freelancer or other third party for your project management requirements
7. Kick off your project with a project charter to announce your new project and evaluate key aspects of the proposed project in order to obtain project buy-in
8. Create a project charter template to help drive solid communications and agreements among your project managers, department directors, and stakeholders
9. Use the project scope statement template in order to define your project’s measurable scope right from the very beginning
10.  Implement the project risk management plan template to identify, categorize, prioritize, plan, and track your project’s risk
11. Use the project risk management plan to manage and plan all of the project areas, including its risk communication strategy and risk impact analysis approach
12. Kick off your project with the project kick-off report that defines the project objectives, scope, requirements, resources, budget, timelines, meeting schedules, and any contingency plans
13. Formalize your project with the project plan template in order to plan your resources’ hours as well as project requirements to form a balanced scorecard design and development plan
14. Receive project status updates that include project milestones, financials, and risk status using a project status report
15. Track your project’s progress with the project management schedule
16. Avoid issues like project scope creep and submit requests for any project changes with a change request form
17.  Implement a project management sales plan to help your sales team meet time estimates, manage their control points and risks, and gain greater sales successes
18. Test your project for everything ranging from key deliverables and milestones to budget and project requirements, using a project test plan
19. End your successful project, summarize the processes and methodology used, list budget constraints, any other findings, and specific lessons learned and compile these in the project closing report
20. Use the project transition plan template form project overviews, budgets, system support resources, and transition planning

 Do you use all of these tools in your project planning? What successes have you had in using them?

( 20 Công cụ quan trọng cho thành công Quản lý dự án Đối với một doanh nghiệp mới hoặc nhỏ, quản lý một dự án không có vẻ là được tất cả và kết thúc tất cả các hoạt động hằng ngày của bạn. Tuy nhiên, khi bạn phát triển, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ có nhiều dự án hoạt động tại các mốc thời gian khác nhau với nhiều người chạy chúng. Kết quả là, nó trở nên quan trọng để xác định những dự án của bạn được thiết kế để đạt được và phạm vi của nó, cũng như thời gian và nguồn lực bạn cần lúc bắt đầu của dự án. Bằng cách này, bạn thiết lập một chuẩn mực cho như thế nào dự án kết thúc. Nếu bạn muốn tăng hiệu quả kinh doanh của bạn với các nguồn lực, tiền bạc, và thời gian, có một số công cụ quản lý dự án theo ý của bạn. Xem xét các công cụ quản lý 20 dự án quan trọng đối với tất cả các dự án thành công của bạn:
 1. Sử dụng Hướng dẫn quản lý dự án như một hướng dẫn từng bước để quản lý dự án thích hợp
 2. Sử dụng quản lý dự án Tài liệu đào tạo cho những người trong doanh nghiệp của bạn ai sẽ là nhà quản lý dự án để họ có thể trở nên quen thuộc với các khái niệm cơ bản của quản lý dự án, cũng như để tìm hiểu và thực hiện các phương pháp quản lý dự án
3. Thực hiện các phương pháp quản lý dự án mẫu để quản lý dự án của bạn có thể tìm hiểu thêm về dự án bắt đầu và kiểm soát khóa sổ
4. Giới thiệu các dự án mô tả công việc quản lý để tạo ra một mô tả công việc công ty cho vị trí quản lý dự án
5. Giới thiệu các nhà lãnh đạo dự án mô tả công việc để phác thảo tổng quan của vị trí, nhiệm vụ công việc quan trọng và thông số kỹ thuật
6. Giới thiệu một hợp đồng dịch vụ quản lý dự án nếu bạn quyết định thuê một freelancer hoặc bên thứ ba khác cho các yêu cầu quản lý dự án của bạn
7. Khởi động dự án của bạn với một điều lệ dự án công bố dự án mới của bạn và đánh giá các khía cạnh quan trọng của dự án để có được dự án mua-trong
8. Tạo ra một khuôn mẫu điều lệ dự án để giúp lái xe truyền thông bền vững và các thỏa thuận giữa các nhà quản lý của dự án, Cục trưởng, và các bên liên quan
9. Sử dụng các dự án phạm vi tuyên bố mẫu để xác định đo lường phạm vi quyền của dự án của bạn ngay từ đầu
10. Thực hiện các dự án quản lý rủi ro kế hoạch mẫu để xác định, phân loại, ưu tiên, kế hoạch và theo dõi rủi ro của dự án của bạn
11. Sử dụng kế hoạch quản lý rủi ro dự án để quản lý và lập kế hoạch tất cả các khu vực dự án, bao gồm cả chiến lược truyền thông rủi ro và tác động tiếp cận phân tích rủi ro
12. Khởi động dự án của bạn với các dự án báo cáo trận đấu bắt đầu xác định các mục tiêu dự án, phạm vi, yêu cầu, tài nguyên, ngân sách, thời gian, lịch trình cuộc họp, và bất kỳ kế hoạch dự phòng
13. Chính thức hóa dự án của bạn với các kế hoạch dự án mẫu để có kế hoạch giờ tài nguyên của bạn cũng như các yêu cầu dự án để tạo thành một thiết kế bảng điểm cân bằng và kế hoạch phát triển
14. Nhận được cập nhật tình trạng dự án bao gồm các sự kiện quan trọng của dự án, tài chính, và tình trạng nguy cơ sử dụng một báo cáo tình trạng dự án
15. Theo dõi tiến độ của dự án của bạn với lịch trình quản lý dự án
16. Tránh các vấn đề như phạm vi dự án leo và gửi yêu cầu cho bất kỳ thay đổi dự án với một hình thức yêu cầu thay đổi
17. Thực hiện bán hàng quản lý dự án có kế hoạch để giúp đội ngũ bán hàng của bạn đáp ứng ước tính thời gian, quản lý các điểm kiểm soát và rủi ro của họ, và đạt được những thành công lớn hơn bán hàng
18. Dự án thử nghiệm của bạn cho tất cả mọi thứ khác nhau, từ lĩnh vực trọng và sự kiện quan trọng để yêu cầu ngân sách và dự án, sử dụng một kế hoạch thử nghiệm dự án
19. Kết thúc dự án thành công của bạn, tóm tắt các quy trình và phương pháp sử dụng, hạn chế danh sách ngân sách, những phát hiện khác, và bài học cụ thể học được và biên dịch các trong báo cáo kết thúc dự án. 20. Sử dụng kế hoạch chuyển đổi mẫu hình thức tổng quan dự án dự án, ngân sách, nguồn lực hỗ trợ hệ thống, và lập kế hoạch chuyển tiếp

 Bạn có sử dụng tất cả các công cụ lập kế hoạch dự án của bạn? Những thành công bạn đã có trong sử dụng chúng?)