QUY CHẾ NHẬP XUẤT VẬT TƯ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP (NỘI BỘ)

QUY CHẾ                             NHẬP- XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA                           (QC-02-QLVT-CÔNG TY……………………..)		KSXD- Nguyễn Đình Đức February 15 2012
BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ: 02/02/2012/QĐ-CTY                                                       NGÀY     THÁNG    NĂM 2012	ÁP DỤNG NỘI BỘ

CĂN CỨ:

ü  Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty …………….;

ü  Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kinh Tế- Kỹ Thuật;

ü  Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay;

1. MỤC TIÊU:

1)    Kiểm soát chặt chẽ vật tư đầu vào:

Tạo tiền đề cho việc sử dụng vật tư tiết kiệm, hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm, tăng cao sức cạnh tranh hàng hóa.

2)    Thực hiện quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001- phiên bản 2000:

Thực hiện quy trình quản lý theo ISO 9001-2000 là áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, nhằm đáp ứng yêu cầu về quản lý trong doanh nghiệp cổ phần và phù hợp với nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN;

CHƯƠNG I:

 QUY CHẾ QUẢN LÝ VẬT TƯ NHẬP VÀO

1)    Điều 1: Cơ sở để nhập vật tư:

Tất cả các vật tư nhập về Công ty đều phải được sự chấp thuận của Giám đốc Công ty; thông qua kế hoạch cung ứng vật tư của Phòng Kinh Tế- Kỹ Thuật.

2)    Điều 2: Xuất xứ:

Vật tư nhập phục vụ sản xuất phải có xuất xứ rõ ràng, có nhãn mác (thép, xi măng, …), hoặc hợp đồng của nhà cung cấp (cát, đá dăm…);

3)    Điều 3: Khối lượng và chất lượng:

a.    Vật tư nhập vào phải đảm bảo về khối lượng và chất lượng theo kế hoạch đã được duyệt; được kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị thông thường như: thước đo, cân, …v…v.

b.    Khi thực tế thị trường không đáp ứng đúng loại vật tư yêu cầu, cần thay thế bằng loại khác phải được sự phê duyệt của Giám Đốc Công ty.

c.    Việc kiểm tra khối lượng và chất lượng vật tư nhập vào là trách nhiệm của Phòng Kinh  Tế- Kỹ Thuật, bao gồm: thủ kho, ban KCS, đơn vị trực tiếp sử dụng vật tư (Xưởng).

4)    Điều 4: Đề xuất mua vật tư:

a.    Đơn vị trực tiếp thi công (Đội, Ban Chỉ huy CT…) căn cứ nhiệm vụ được giao, hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình thi công, kiểm tra và dự trù khối lượng vật tư cần mua gửi Phòng Kinh  Tế- Kỹ Thuật  để lên kế hoạch cung ứng vật tư trình Giám Đốc Công ty phê duyệt.

b.    Đối với vật tư sử dụng thường xuyên ở xưởng Bê Tông như: cát, đá dăm, xi măng, thép…, Phòng Kinh  Tế- Kỹ Thuật  sẽ có kế hoạch cung ứng kịp thời để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

5)    Điều 5: Kế hoạch mua vật tư:

a.    Phòng Kinh  Tế- Kỹ Thuật  lập bảng kế hoạch cung ứng vật tư hàng tháng cho Xưởng, Đội thi công  hoặc công trình thi công phù hợp với tiến độ sản xuất  thi công của từng đơn vị;

b.    Quá trình cung ứng vật tư phải kịp thời và phối hợp nhịp nhàng với đơn vị sản xuất, thi công  từng công trình;

6)    Điều 6: Quy định phiếu nhập vật tư:

a.    Mọi vật tư nhập về Công ty phải được ghi phiếu nhập vật tư theo mẫu quy định và được ghi chép đầy đủ các mục thể hiện trên phiếu, làm thành hai bản, một bản giao cho khách hàng, một bản thủ kho giữ để đối chiếu sổ sách quyết toán sau mỗi đợt nhập vật tư.

b.    Thành phần tham gia vào việc kiểm tra vật tư nhập về Công ty gồm: đại diện xưởng sản xuất, thủ kho, tài xế, bảo vệ trực ca; phải ký tên và ghi rõ họ tên trong phiếu nhập vật tư.

7)    Điều 7: Báo cáo nhập vật tư:

a.    Thủ kho có nhiệm vụ báo cáo công tác nhập vật tư hàng ngày với Trưởng Phòng KT-KT;

b.    Trường hợp vật tư nhập về ngoài giờ hành chính, thủ kho làm các bước thủ tục cần thiết, lập phiếu nhập kho và báo cáo vào sáng hôm sau;

c.    Trưởng phòng KT-KT có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và báo cáo công tác nhập vật tư với Giám Đốc Công ty vào ngày cuối tuần làm việc.

8)    Điều 8: Bảo quản vật tư:

a.    Vật tư nhập về Công ty phải được bảo quản đúng quy trình, quy phạm để tránh hao hụt, mất mát, hư hỏng…

b.    Đối với vật tư dễ hư hỏng như xi măng bao cần được xếp vào kho kín và kê lót đảm bảo không bị ẩm ướt khi trời mưa; thép cuộn, thép thanh được để trong nhà tránh rỉ sét, đề phòng mất trộm.

9)    Điều 9: Quyết toán vật tư hàng tháng của đơn vị thi công:

Các đơn vị thi công (Đội trưởng, Xưởng trưởng, Chỉ huy trưởng CT ) phải lập bảng quyết toán vật tư hàng tháng đã sử dụng vào công trình (kể cả hàng do công ty cấp như: ống cống , gối kê…) gửi Phòng KT-KT chậm nhất vào ngày 25 của tháng;

10)  Điều 10: Kiểm tra việc thanh toán khối lượng vật tư của nhà cung cấp theo hợp đồng:

Phòng KT-KT có nhiệm vụ đối chiếu sổ sách, kiểm tra khối lượng vật tư trong bản đề nghị thanh toán tiền vật tư đã cấp cho Công ty theo hợp đồng (như cát, đá, xi măng, nhiên liệu…) của nhà cung cấp trước lúc trình duyệt.

11)  Điều 11: Xử lý vật tư tồn:

a.    Vật tư tồn dư trong tháng ở Xưởng sản xuất công nghiệp (ống BT) sẽ được chuyển qua tháng sau;

b.    Vật tư tồn dư sau khi hoàn thành công trình thi công được kiểm kê, thu hồi về Công ty và xử lý theo quy định của Công ty;

CHƯƠNG II:

 QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNG HÓA,

 VẬT TƯ XUẤT ĐI

1)    Điều 1: Định nghĩa:   Vật tư, hàng hóa xuất đi là những vật tư, sản phẩm do công ty mua về hay tự sản xuất để bán cho khách hàng hay chuyển giao đến công trình giao cho Đội thi công (như ống BTCT ly tâm, gối cống,…phụ tùng gang, ống cấp nước các loại…).

2)    Điều 2: Cơ sở để xuất vật tư, hàng hóa:

Căn cứ kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa của Phòng Kinh Tế- Kỹ Thuật, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu cung ứng của Đội thi công, BCH Công trường….

3)    Điều 3: Kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa:

a.    Phòng Kinh Tế- Kỹ Thuật  căn cứ nhu cầu của khách hàng và tiến độ thi công ở các công trình, lên kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa phù hợp;

b.    Phòng Kinh Tế- Kỹ Thuật  chủ động bố trí phương tiện vận chuyển, cẩu xếp hàng lên xe, bốc dỡ hàng xuống xe;

c.    Trong những trường hợp đặc biệt, có thể bố trí người áp tải hàng hóa đến tận nơi giao hàng.

4)    Điều 4: Khối lượng và chất lượng:

a.    Vật tư xuất đi phải đảm bảo về khối lượng và chất lượng theo yêu cầu của phiếu đề xuất đã được duyệt; được kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị thông thường như: thước đo, cân, …v…v.

b.    Sản phẩm ống bê tông ly tâm khi xuất cho khách hàng phải đủ cường độ (đủ tuổi; thông thường sau 10 ngày , kể từ lúc tháo khuôn); đã được KCS kiểm tra và đã sửa chữa những khiếm khuyết do quá trình sản xuất chưa đạt;

c.    Khi giao hàng (ống bê tông ly tâm, gối đỡ cống) cho khách hàng, phải kèm theo lý lịch hàng hóa, hồ sơ xuất xưởng sản phẩm theo mẫu quy định của Công ty.

d.    Trường hợp hàng hóa đã cẩu lên xe mới phát hiện khiếm khuyết như nứt quá giới hạn cho phép, sứt mẻ do cẩu xếp, bề dày bê tông không đạt,…v…v. bắt buộc phải cẩu xuống để sửa chữa và thay thế bằng sản phẩm khác đạt yêu cầu.

5)    Điều 5: Quy định xe chở  vật tư, hàng hóa ra vào cổng Công ty:

a.    Tất cả các vật tư hàng hóa khi xuất ra cổng công ty phải có hóa đơn xuất hàng hoặc giấy phép ra cổng theo quy định của Công ty;

b.    Bảo vệ Công ty có nhiệm vụ kiểm tra xe chở đúng số hàng hóa ghi trong hóa đơn hay giấy phép ra cổng, ghi chép đầy đủ ngày giờ,  số xe, tài xế, hàng hóa…

6)    Điều 6: Báo cáo xuất vật tư, hàng hóa:

a.    Cuối giờ chiều mỗi ngày làm việc, thủ kho có nhiệm vụ báo cáo việc xuất hàng hóa, vật tư trong ngày với Trưởng Phòng KT-KT;

b.    Trưởng Phòng KT-KT báo cáo công tác xuất vật tư hàng hóa cho Giám Đốc vào ngày cuối tuần.

7)    Điều 7: Bảo quản vật tư, hàng hóa khi vận chuyển và lưu kho bãi:

a.    Vật tư, hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu kho bãi phải được bảo vệ đúng quy trình quy phạm, giảm thiểu hư hỏng mất mát có thể xảy ra;

b.    Khi cẩu xếp sản phẩm ống bê tông cần sử dụng loại móc cẩu chuyên dùng để tránh sứt mẻ đầu ống;

c.    Việc kê xếp sản phẩm trên bãi cần tuân theo nghiêm ngặt các quy định số lớp, chiều cao chất hàng để không xảy ra nứt bể sản phẩm do quá tải;

d.    Trong điều kiện thông thường, các sản phẩm được xếp theo từng loại (ví dụ đường kính, VH, H10, H30) không xếp lẫn lộn các sản phẩm gây khó khăn cho việc xuất sản phẩm cho khách hàng hay việc lắp ráp vào công trình bị trở ngại.

8)     Điều 8: Xử lý vật tư, hàng hóa do khách hàng trả lại:

a.    Vật tư hàng hóa khách hàng trả lại phải lập hồ sơ, đối chiếu sổ sách xuất nhập hàng hóa để xử lý phù hợp.

b.    Với các sản phẩm hàng hóa khách hàng trả lại (đạt tiêu chuẩn) do dư thừa, lập phiếu nhập kho trở lại và trừ khối lượng cho khách hàng, lưu trữ hàng nơi riêng biệt để bán cho khách hàng khác.

c.    Với các sản phẩm hàng hóa khách hàng trả lại ( không đạt do nứt quá giới hạn cho phép, sứt mẻ,…v…v) phải lập hồ sơ nhập hàng trở lại công ty để xử lý thành loại thứ phẩm và xếp ở nơi riêng biệt , tiện cho việc quản lý bán hàng.

9)    Điều 9: Quy định chung:

Quy chế này được áp dụng nội bộ Công ty và có thể thay đổi, điều chỉnh theo cho phù hợp từng thời kỳ theo Quyết định của Giám đốc Công ty …………...

Biên Hòa, ngày  ……….. tháng …….  năm 2012

                                                   GIÁM ĐỐC CÔNG TY